Persnuverndarstefna og verklagsreglur

Persnuverndarstefna og lsing vinnslu persnuupplsinga Flags verslunar og skrifstofuflks, Akureyri og ngrenni


1. byrgaraili og persnuverndarfulltri

byrgaraili a vinnslustarfsemi er Flag verslunar og skrifstofuflks, Akureyri og ngrennis kt. 540169-1609. Persnuverndarfulltri stttarflagsins er Harpa orvaldsdttir, smi 4551056, harpa@fvsa.is.

2. Tilgangur vinnslu persnuupplsinga

Tilgangur vinnslu stttarflagsins er margbreyttur en grundvallaratrium er hann rttur:

2.1. Veita tiltekna jnustu skv. lgum og reglum flagsins

fyrsta lagi er tilgangur vinnslu stttarflagsins a veita flagsmnnum stttarflagsins tiltekna jnustu. S jnusta er m.a. skilgreind lgum flagsins. Hluti af essari jnustu sr sta vegum sjkrasjs, orlofssjs ea frslusjs flagsins. Er flagsmaurinn beinn um tilteknar upplsingar til ess a unnt s a afgreia ml hans, t.a.m. kvittanir vegna styrks til nms, upplsingar um greislu veikindadaga hj atvinnurekanda o.fl. eru upplsingar r flagsskr um greislu igjalda til flagsins nttar til ess a stareyna rttinn og eftir atvikum fjrh rttinda samrmi vi reglur sja flagsins. ar a auki er jnusta veitt vegna kjaramla sem koma bor flagsins. Slk kjaraml styjast a meginstefnu vi upplsingar sem flagsmaurinn er beinn um a afhenda kjaramlafulltra svo unnt s a fara ml fyrir hann, t.d. launasela, bankayfirlit, stagreisluyfirlit Rkisskattstjra, tmaskrift o.fl. essum tilfellum byggist vinnsla persnuupplsinga fyrst og fremst samykki flagsmannsins, sbr. 1. tlul. 9. gr. og 1. tlul. 1. mgr. 11. gr. persnuverndarlaga og ar a auki eftir atvikum 2. og 4. tlul. 1. mgr. 11. gr. persnuverndarlaga, ef upplsingarnar teljast vikvmar skilningi laganna.

2.2. Mtun krfugerar fyrir hnd flagsmanna

ru lagi er tilgangur vinnslu stttarflagsins mtun krfugerar f.h. flagsmanna. hana eru notaar launaupplsingar flagsmanna, sem fengnar eru gegnum upph igjalda til flagsins. Byggist s vinnsla persnuupplsinga 6. tlul. 9. gr. persnuverndarlaga enda lykil upplsingar vi mtun krfugerar flagsins f.h. flagsmanna og samrmi vi tilgang flagsins.

2.3. Fullnusta lagaskyldu

rija lagi felst tilgangur vinnslu stttarflagsins fullnustu lagaskyldu. Sem dmi er kvei um b. lii 1. mgr. 7. gr. lag nr. 97/2002, um atvinnurttindi tlendinga, skal umsgn hlutaeigandi stttarflags ea landssambands launaflks liggja fyrir vegna afgreislu tmabundins atvinnuleyfis. eim tilvikum sem stttarflagi er bei um a veita umsgn er tekin afstaa til atvinnuleyfis tekin grundvelli upplsinga sem flaginu eru veittar og kvenum tilvikum upplsinga sem flagi aflar fr opinberum ailum.
byggist vinnslan 3. tlul. 9. gr. persnuverndarlaga og eftir atvikum 2. og 4. tlul. 1. mgr. 11. gr. persnuverndarlaga, ef upplsingarnar teljast vikvmar skilningi laganna.

3. Hverjir eru skrir einstaklingar hj stttarflaginu? Hvaa upplsingar hefur flagi agang a?

Skrir einstaklingar hj stttarflaginu eru flagsmenn ess auk eirra einstaklinga, sem stt hafa um atvinnuleyfi og flagi bei um umsgn um ann einstakling. Til vibtar hefur flagi agang a upplsingum r jskr um einstaklinga og fyrirtki.

3.1. Igjaldasaga

Stttarflagi hefur fyrsta lagi agang a igjaldasgu flagsmanns og ar me upplsingar um launakjr hans hj atvinnurekanda, ea hvort annar, t.a.m. Fingarorlofssjur ea Greislustofa atvinnuleysisbta, hafi greitt af flagsmanni til stttarflagsins.

3.2. Asto vegna kjaramls

ru lagi eru til staar upplsingar um hvort flagsmaur hafi leita fulltingis flagsins vegna kjaramls, .m.t. vegna vangoldinna launa og uppsagna. eim mlum er iulega bei um launasela, bankayfirlit, stagreisluyfirlit Rkisskattstjra, tmaskrift og fleiri upplsingar eftir atvikum. Flagsmaurinn skir vikomandi upplsingar sjlfur og afhendir stttarflaginu.

3.3. Umskn um styrk sji flagsins

eru rija lagi til staar upplsingar um hvort flagsmaur hafi stt um styrk ea styrki sji flagsins, hvaa styrk er um a ra og upph styrksins. ar a auki, hafi flagsmaur keypt afslttarmia ea ntt annarra hlunnindi hj flaginu, er a einnig skr. Jafnframt er skr ef flagsmaur er settur bannlista vegna slmrar umgengni um orlofshs stttarflagsins.

3.4. Umskn um sjkradagpeninga og mefylgjandi ggn

fjra lagi eru upplsingar um hvort a flagsmaur hafi stt um sjkradagpeninga sjkrasj flagsins vegna veikinda ea annarra astna, upph styrksins auk allra gagna sem slkri umskn fylgja, t.d. lknisvottor, sjkradagpeningavottor og vottor atvinnurekanda um veikindadaga starfsmanns.

3.5. Upplsingar r jskr

fimmta lagi hefur stttarflagi upplsingar r jskr um flagsmenn. ar me taldar eru lgheimili, hjskaparstaa og hver maki flagsmannsins er ef vi, jerni og kennitala.

4. Eying persnuupplsinga

Meginreglan er s a persnuupplsingum s sasta lagi eytt vi lok almanaksrs ess, sem er sj ra fr flun eirra upplsinga. Igjaldasaga flagsmanns, .m.t. upplsingar um greislur r sjkrasjum flagins, auk upplsinga um asto flagsins kjaramlum eru
aftur mti undantekningar. llum upplsingum sem afla er sambandi vi kjaraml, t.d. launaselum og tmaskriftum, er eytt samrmi vi meginregluna.

5. Vinnsluailar stttarflagsins

Nnari skilgreining sambandi stttarflagsins vi vinnsluaila, hverjir vinnsluailarnir eru, hvaa vinnsla fer fram og me hvaa upplsingar.

  • Init ehf. kt. 570913-1150 er hugbnaarfyrirtki sem rekur flagakerfi stttarflagsins, Jakim
  • Sminn hf. kt. 460207-0880 - smkerfi flagsins og hugbnaur
  • Stefna hugbnaarhs kt. 520903-2750 - uppsetning heimasu

6. Almenn lsing tknilegum og skipulagslegum ryggisrstfunum

Lsing eim ryggisrstfunum sem stttarflagi hefur gripi til til ess a tryggja ryggi persnuupplsinga, t.d. notkun gerviaukenna og dulkunar, sbr. 27. gr. persnuverndarlaga.

  • Flagakerfi stttarflagsins er agangsstrt til ess a tryggja trustu persnuvernd skrra einstaklinga. Einungis eir starfsmenn, sem urfa nausynlega agang a tilteknum upplsingum um skran einstakling vegna vinnu starfsmannsins f.h. stttarflagsins, hafa agang a vikomandi upplsingum.
  • Skrifstofur lstar og starfsmenn hafa agang a lstum hirslum til vistunar vikvmra upplsinga.
  • Upplsingar flagsmanna eldri en 18 ra eru ekki veittar foreldrum eirra.

Verklagsreglur Flags verslunar og skrifstofuflks, Akureyri og ngrenni kt:540169-1609 vegna vinnslu persnuupplsinga


1. Persnuverndarstefna stttarflagins

ll mefer persnuupplsinga hj Flagi verslunar og skrifstofuflks, Akureyri og ngrenni, kt. 540169-41609 skal uppfylla trustu krfur persnuverndarlggjafar hverju sinni. v sambandi er lykilatrii a starfsflk stttarflagsins fi frslu um persnuvernd og mefer persnuupplsinga, bi grundvallaratrii rttarsvisins og hvaa srreglur kunna a eiga vi um starfssvi starfsmannsins. skulu upplsingar um vinnslu persnuupplsinga vegum stttarflagsins vera agengilegar flagsmnnum stttarflagsins.

2. Almennar reglur

2.1. Sanngirni og gagnsi

ll vinnsla hj stttarflaginu skal fara fram sanngjarnan og gagnsjan htt. Skal stttarflagi leggja sig fram vi a a byggja vinnslu persnuupplsinga sem flestum tilvikum samykki hins skra.

2.2. Lgmtir hagsmunir og mealhf

Stttarflagi hefur margbreytta lgmta hagsmuni af vinnslu persnuupplsinga um flagsmenn. grundvallaratrium m segja a eir hagsmunir snist a standa vr um hagsmuni flagsmanna ea veita flagsmnnum tiltekna jnustu skv. reglum flagsins. Vi vinnslu allra persnuupplsinga, skulu lgmtir hagsmunir vinnslu auk mealhfs vallt hf fyrirrmi.

2.3. Sfnun persnuupplsinga

Vi sfnun persnuupplsinga skal vallt gta a meginreglum persnuverndarlaga. Sr lagi skal gta mealhfs vi sfnun upplsinga og a reianleika eirra. Komi ljs a tilteknar upplsingar su engan htt nausynlegar vegna tiltekins mls, skal eim eytt vi fyrsta tkifri.

2.4. Upplsingar sem veittar eru skrum einstaklingum og almenningi

Allar upplsingar um skran einstakling, sem stttarflagi hefur a geyma, skal veita hinum skra einstaklingi eins fljtt og unnt er. Skal hinn skri aukenna sig me tryggum htti ur en upplsingarnar eru veittar. Ekki skal veita almenningi upplsingar um einstaka flagsmenn ea einstk ml eirra, sem eru vinnslu hj stttarflaginu. Vkja m fr essari meginreglu standi til ess veigamikil rk og skr vinnsluheimild skv. persnuverndarlgum. Skal eim tilvikum taka tillit til eli upplsinganna og ingu veitingu eirra fyrir hinn skra einstakling. ar a auki skal leita heimildar/rgjafar persnuverndarfulltra.

2.5. Rttindi hins skra

Skv. persnuverndarlgum hefur hinn skri tiltekin rttindi hj stttarflaginu sem byrgar- og vinnsluaila og eru au upplistu essu kvi. Vilji skrur
einstaklingur neyta rttar sns hj stttarflaginu skal leggja fram beini ess efnis me skriflegum htti vi skrifstofu flagsins.

2.5.1. Upplsinga- og agangsrttur

Hinn skri rtt til upplsinga um vinnslu, hvort sem persnuupplsinga er afla hj́ honum sjlfum ea ekki, svo og rtt til agangs a persnuupplsingum um sig, sbr. 2. mgr. 17. gr. persnuverndarlaga.

2.5.2. Rttur til leirttingar, eyingar og takmrkunar vinnslu

Hinn skri rtt a f́ rangar, villandi ea fullkomnar persnuupplsingar um sig leirttar, eim eytt og til a takmarka vinnslu, sbr. 1. mgr. 20. gr. persnuverndarlaga. Stttarflagi skal tilkynna srhverjum vitakanda, sem fengi hefur persnuupplsingar hendur, um hvers kyns leirttingu ea eyingu persnuupplsinga ea takmrkun vinnslu sem sr sta. skal stttarflagi tilkynna hinum skra um essa vitakendur fari hann fram a.

2.5.3. Flutningsrttur

Hinn skri rtt a f persnuupplsingar um sig, sem hann hefur sjlfur lti byrgaraila t, skipulegu, algengu, tlvulesanlegu snii og jafnframt a senda essar upplsingar til annars byrgaraila, sbr. 2. mgr. 20. gr. persnuverndarlaga.

2.5.4. Andmlarttur

Hinum skra er heimilt a andmla vinnslu persnuupplsinga byggist hn 5. ea 6. tlul. 9. gr. persnuverndarlaga. .m.t. er vinnsla sem byggist v a hn s nausynleg vegna lgmtra hagsmuna sem stttarflagi gtir og vega yngra heldur en hagsmunir ea grundvallarrttindi og frelsi hins skra.

2.6. Notkun gerviaukenna og annarra tknilegra og skipulagslegra ryggisrstafana

S aukenning persnu ekki nausynleg grundvelli hlutlgra stna vegna tilgangs vinnslu persnuupplsinga skal vallt leitast eftir v a nota gerviaukenni ea grpa til annarra tknilegra og skipulagslegra ryggisrstafana til ess a tryggja ryggi persnuupplsinga og draga r httu hins skra.

2.7. byrg byrgaraila og innbygg og sjlfgefin persnuvernd

Stttarflagi skal vallt sj til ess a vinnsla persnuupplsinga hj v s samrmi vi persnuverndarlggjf hverju sinni. Stttarflagi skal gera vieigandi tknilegar og skipulagslegar rstafanir til a tryggja og sna fram a vinnslan fari fram samrmi vi persnuverndarlggjf, me hlisjn af eli, umfangi, samhengi og tilgangi vinnslunnar og httu fyrir rttindi og frelsi hinna skru samrmi vi 23. gr. persnuverndarlaga.

Me hlisjn af eim ttum og njustu tkni og kostnai skal stttarflagi gera vieigandi tknilegar og skipulagslegar rstafanir, sem hannaar eru til a framfylgja meginreglum um persnuvernd me skilvirkum htti og fella nausynlegar
verndarrstafanir inn vinnsluna til a uppfylla krfur persnuverndarlggjafar, egar kvenar eru aferir vi vinnslu og egar vinnsla fer fram. Skal a ru leyti mi teki af 1. mgr. 24. gr. persnuverndarlaga.

skal stttarflagi gera vieigandi tknilegar og skipulagslegar rstafanir til a tryggja a sjlfgefi ś a einungis r persnuupplsingar su unnar sem nausynlegar eru vegna tilgangs vinnslu. Gildir a um hversu miklum persnuupplsingum er safna, a hvaa marki unni er me r, hversu lengi r eru varveittar og agang a eim. Einkum skal tryggja me slkum rstfunum a a ś sjlfgefi a persnuupplsingar veri ekki gerar agengilegar takmrkuum fjlda flks n hlutunar vikomandi einstaklings. A ru leyti skal teki mi af 2. mgr. 24. gr. persnuverndarlaga.

Loks skal stttarflagi ganga r skugga um a allir samningar vi vinnsluaila tryggi a vinnsla sem fer fram af eirra hlfu fyrir hnd stttarflagsins uppfylli allar krfur persnuverndarlggjafar hverju sinni.

2.8. ryggisbrot

Eigi sr sta ryggisbrot skal a tilkynnt Persnuvernd vi fyrsta tkifri og ekki seinna en 72 klst. fr v a stttarflagi verur vi a vart. Innan smu tmamarka skal flagsmnnum og rum skrum einstaklingum tilkynnt um ryggisbroti tryggan og reianlegan htt.

2.9. Eying

Meginreglan er s a persnuupplsingum skuli sasta lagi eytt vi lok almanaksrs ess, sem er sj rum fr flun eirra upplsinga. Igjaldasaga flagsmanns, .m.t. upplsingar um greislur r sjkrasjum flagins, greislur r sjum flagsins auk upplsinga um asto flagsins kjaramlum eru aftur mti undantekningar. llum upplsingum sem afla er sambandi vi kjaraml, t.d. launaselum og tmaskriftum, er eytt samrmi vi meginregluna.

3. Samr vi Persnuvernd

Umfram a sem fram kemur persnuverndarlgum, skal persnuverndarfulltri f.h. stttarflagsins skal vallt leita eftir samri vi Persnuvernd, ea anna vieigandi eftirlitsvald svi persnuverndar, komi upp litaefni svii persnuverndar hj stttarflaginu sem ekki er unnt a leysa innan ess.

Svi